Al marcar la casilla de aceptación, usted, en su calidad de Contratista, Cliente o Usuario Profesional (en adelante, el "Usuario"), autoriza de manera previa, expresa e informada a CUSTODIA Y DATOS S.A.S. para tratar sus datos personales conforme a esta Política, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes.
1. Responsable del Tratamiento
- Razón social: CUSTODIA Y DATOS S.A.S. — NIT 902.103.447-3
- Domicilio: Carrera 47 B # 54 C 73, Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Correo para asuntos de datos personales: contacto@custodiaydatos.com
- Teléfono: +57 316 870 1919
- Sitio web: https://custodiaydatos.com
2. Datos que Tratamos
- Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad; para personas jurídicas, razón social, NIT y nombre del contacto.
- Contacto y facturación: correo electrónico de la cuenta, correo de facturación, teléfono, dirección, departamento y municipio.
- Cuenta y seguridad: usuario, contraseña (almacenada únicamente de forma cifrada e irreversible), códigos de verificación en dos pasos, direcciones IP, navegador, fechas y resultados de inicio de sesión.
- Información contractual y de trabajo: entidades o sitios, contratos, actividades, obligaciones, evidencias (fotografías, documentos y archivos) y reportes que el Usuario registre.
- Pagos: plan o complemento adquirido, valor, fecha, referencia y estado de la transacción. No recibimos ni almacenamos números de tarjeta ni claves bancarias: estos datos los procesa directamente la pasarela de pago.
- Inteligencia Artificial: los textos que el Usuario envíe a las funciones de IA y, si las configura, sus claves de acceso (API Keys), que se almacenan cifradas.
La plataforma no solicita datos sensibles. Si el Usuario los incluye en sus evidencias, lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización de su titular.
3. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta, autenticar al Usuario y proteger el acceso.
- Almacenar, organizar y respaldar las evidencias y generar los reportes solicitados por el Usuario.
- Procesar los pagos, activar planes y complementos, y emitir la factura electrónica exigida por la DIAN.
- Enviar comunicaciones del servicio: códigos de acceso, avisos de evidencias, vencimiento del plan, eliminación programada de evidencias, facturas y respuestas de soporte.
- Procesar textos con Inteligencia Artificial cuando el Usuario lo solicite.
- Atender solicitudes de soporte, peticiones, quejas y reclamos.
- Prevenir fraudes, mantener registros de auditoría y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
4. Encargados y Transferencia Internacional de Datos
Para prestar el servicio, CUSTODIA Y DATOS S.A.S. se apoya en los siguientes proveedores, que tratan los datos por su cuenta y solo para la finalidad indicada:
- Hostinger: servidor donde funciona la plataforma y cuentas de correo de la empresa.
- ePayco: procesamiento de pagos.
- Alegra: emisión de la factura electrónica, que se reporta a la DIAN.
- Brevo: envío de los correos automáticos del sistema.
- Google (Google Drive): almacenamiento de las copias de respaldo, que se envían cifradas.
- Proveedores de Inteligencia Artificial (Groq, Google Gemini, OpenRouter, OpenAI, Anthropic u otros que el Usuario seleccione): procesamiento de textos, únicamente cuando el Usuario usa estas funciones.
Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. El Usuario autoriza de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de sus datos a estos proveedores para las finalidades descritas. El tratamiento que cada proveedor realice se rige también por sus propias políticas de privacidad.
5. Medidas de Seguridad
- Comunicaciones cifradas mediante HTTPS (TLS).
- Contraseñas almacenadas con cifrado irreversible y claves de IA almacenadas cifradas.
- Verificación en dos pasos y cierre automático de sesión por inactividad.
- Revisión antivirus de los archivos que se cargan.
- Separación de roles (Administración, Soporte Técnico, Contabilidad y Usuario Final); el área de Contabilidad solo gestiona pagos y facturación.
- Registros de auditoría de los accesos y acciones relevantes.
- Copias de respaldo diarias, cifradas y almacenadas fuera del servidor principal.
6. Acceso de Soporte a la Información
Cuando el Usuario solicite asistencia sobre un ticket o una evidencia, la clave o token temporal que genere constituye una autorización explícita y voluntaria para que el personal de Soporte visualice temporalmente esa información, con el único fin de resolver la solicitud.
7. Datos de Terceros en las Evidencias
Si las evidencias contienen datos personales de otras personas (por ejemplo, fotografías de reuniones o listados de asistencia), el Usuario declara que cuenta con la autorización de sus titulares o con una base legal para cargarlos, y responde por ello frente a dichos titulares.
8. Tiempo de Conservación
- Evidencias: según los plazos de los Términos y Condiciones (finalización del contrato asociado más treinta (30) días, o vencimiento del plan más el periodo de gracia).
- Copias de respaldo: hasta treinta (30) días después de su generación.
- Datos de pagos y facturación: durante el tiempo que exigen las normas contables, comerciales y tributarias.
- Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa, y luego por el tiempo necesario para atender obligaciones legales o reclamaciones.
9. Responsabilidad sobre los Informes Generados
El procesamiento de textos mediante Inteligencia Artificial genera borradores y propuestas preliminares. La revisión final, validación y veracidad de la información contenida en informes, cuentas de cobro o soportes que el Usuario presente son responsabilidad exclusiva del Usuario. CUSTODIA Y DATOS S.A.S. no responde ante supervisores, entidades contratantes ni entes de control por inexactitudes en los documentos que el Usuario elabore o presente.
10. Derechos del Titular
Como titular de los datos, el Usuario tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CUSTODIA Y DATOS S.A.S.
11. Procedimiento para Consultas y Reclamos
- Las solicitudes se envían a contacto@custodiaydatos.com, indicando nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud y un medio de respuesta.
- Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se solicitará completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
12. Cookies
El uso de cookies y del almacenamiento local del navegador se describe en la Política de Cookies, que complementa esta Política.
13. Vigencia y Cambios
Esta Política rige desde el 8 de octubre de 2026 (versión 6). Las bases de datos estarán vigentes mientras CUSTODIA Y DATOS S.A.S. preste el servicio. Cualquier cambio sustancial se publicará en la plataforma y se solicitará la aceptación del Usuario en su siguiente ingreso.