Términos y Condiciones Generales de Uso

1. Propiedad Intelectual

Todo el código fuente, bases de datos, marcas, logos, interfaces gráficas, algoritmos y estructura del aplicativo son propiedad exclusiva de CUSTODIA Y DATOS S.A.S. (NIT 902.103.447-3) y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 de la Comunidad Andina y demás normas de propiedad industrial y derechos de autor de Colombia. El acceso a la plataforma no concede transferencia ni licencia permanente sobre la tecnología.

2. Licencia de Uso Limitada y Suscripción

Se otorga al Usuario una licencia de uso personal, revocable, no exclusiva, limitada y no transferible para acceder a los módulos de la plataforma según el plan contratado. Queda prohibido sublicenciar, revender, alquilar o transferir credenciales de acceso a terceros.

• Los planes pueden contratarse por ciclo mensual (30 días) o anual (365 días), según las opciones disponibles para cada plan. El plan a la medida se contrata únicamente por ciclo mensual.
• Si el Usuario renueva antes de la fecha de vencimiento, el nuevo periodo se suma al final del periodo vigente, sin pérdida de días.
• La suscripción no se renueva de forma automática: cada renovación requiere un nuevo pago por parte del Usuario.

3. Prohibición de Ingeniería Inversa y Extracción de Datos

Queda estrictamente prohibido intentar descompilar, realizar ingeniería inversa, desensamblar o extraer el código fuente o las APIs de la plataforma, así como emplear robots, spiders, scripts automatizados o técnicas de web scraping para extraer contenidos o bases de datos, o para acceder a funciones no incluidas en el plan contratado. Las infracciones serán denunciadas bajo la Ley 1273 de 2009 (Ley de Delitos Informáticos de Colombia).

4. Precios, Pagos y Facturación Electrónica

• Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) a la tarifa vigente. El desglose de la base y del impuesto se informa en el comprobante de pago y en la factura electrónica.
• Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas (actualmente ePayco). CUSTODIA Y DATOS S.A.S. no recibe ni almacena los datos de tarjetas ni las claves bancarias del Usuario. El plan o complemento se activa una vez la pasarela confirma el pago como aprobado.
• Los pagos rechazados, pendientes o los reversos de dinero se gestionan según los procedimientos de la pasarela de pago y de la entidad financiera del Usuario.
• Por cada pago aprobado se emite una factura electrónica de venta conforme a la normativa de la DIAN, que se envía al correo de facturación registrado por el Usuario.
• Para emitir la factura es obligatorio que el Usuario registre datos de facturación verídicos y completos: tipo y número de documento de identidad o NIT, dirección, ciudad, teléfono y correo electrónico. Sin estos datos no es posible realizar el pago. El Usuario es responsable de mantenerlos actualizados desde la sección "Mi Plan".

5. Complementos

Algunos planes permiten adquirir complementos que habilitan funciones adicionales, como las Herramientas PDF avanzadas. Los complementos se rigen por las siguientes reglas:

• Cada compra de un complemento otorga treinta (30) días calendario de uso, contados desde su activación. Si el Usuario ya tiene el complemento vigente, los nuevos días se suman al final del periodo vigente.
• El precio del complemento es fijo y no se prorratea. El complemento no se renueva de forma automática.
• En el plan a la medida, el Usuario puede incluir el complemento dentro del valor mensual de su plan, en cuyo caso su vigencia es la misma del plan.
• La disponibilidad de cada complemento depende del plan contratado y se informa en la descripción del plan.

6. Derecho de Retracto

6.1. Por tratarse de una contratación a distancia, si adquiriste una suscripción o un complemento a través de la plataforma puedes retractarte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, entendida como la fecha en que se confirmó tu pago, de conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

6.2. Para ejercerlo, escribe a contacto@custodiaydatos.com desde el correo registrado en tu cuenta, indicando tu usuario y la fecha del pago. No necesitas explicar el motivo.

6.3. Durante ese plazo puedes ingresar, configurar y probar la plataforma y sus herramientas. Ese uso no te hace perder el derecho de retracto.

6.4. Custodia y Datos S.A.S. te devolverá la totalidad del dinero pagado, sin descuentos ni retenciones de ningún tipo (incluidas comisiones bancarias o de la pasarela de pago), en un plazo máximo de treinta (30) días calendario contados desde que ejerciste el derecho. La devolución se hará por el mismo medio de pago cuando sea posible o, en su defecto, por transferencia a la cuenta que indiques. Se emitirá la nota crédito correspondiente a la factura electrónica.

6.5. Al aplicarse el retracto se cancela la suscripción o el complemento. Tendrás catorce (14) días calendario para descargar tus evidencias; vencido ese plazo se eliminarán conforme a la cláusula 10 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

6.6. El derecho de retracto es independiente de la reversión del pago prevista en el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011.

7. Uso Mensual del Plan

Cada plan incluye un cupo mensual de actividades y un cupo mensual de almacenamiento para la carga de archivos, en las cantidades indicadas en la descripción del plan contratado. Los cupos se rigen por las siguientes reglas:

• Los cupos se renuevan el primer (1er) día de cada mes calendario, según la hora oficial de la República de Colombia.
• El uso se cuenta con base en la fecha y hora en que la actividad o el archivo se registran en la plataforma, independientemente de la fecha que el Usuario indique para la evidencia.
• El cupo no utilizado durante un mes no se acumula para los meses siguientes.
• La eliminación de actividades o archivos no restituye el cupo ya consumido en el mes.
• Al agotar el cupo del mes, el Usuario no podrá registrar nuevas actividades o cargar nuevos archivos hasta la renovación del cupo el mes siguiente, salvo que mejore su plan.

El cupo mensual de actividades y de almacenamiento se renueva el primer día de cada mes calendario.

8. Conservación del Historial y Eliminación por Finalización del Contrato

Las actividades y los archivos registrados en meses anteriores se conservan en la plataforma mientras el plan se encuentre vigente, sin afectar el cupo del mes en curso, con el fin de que el Usuario cuente con el historial necesario para la consolidación de sus informes.

El plazo de conservación de las evidencias digitales cargadas en la plataforma se calcula automáticamente a partir de la fecha de finalización del contrato de trabajo asociado, más treinta (30) días de gracia adicionales. Al vencer ese plazo, las evidencias correspondientes a ese contrato se eliminan de forma automática y definitiva.

9. Vencimiento del Plan

Si el plan no se renueva en su fecha de vencimiento, el Usuario no podrá registrar nuevas actividades ni cargar archivos. Adicionalmente:

• La plataforma enviará al correo electrónico registrado un aviso de vencimiento. A partir de dicho aviso, el Usuario dispondrá de un periodo de gracia de catorce (14) días calendario para renovar su plan o descargar sus evidencias.
• Antes de finalizar el periodo de gracia, la plataforma enviará un recordatorio indicando la fecha de eliminación.
• Si el plan no se renueva dentro de ese plazo, las evidencias del Usuario serán eliminadas de forma definitiva de la plataforma.
• Si el Usuario renueva su plan antes de finalizar el periodo de gracia, sus evidencias se conservarán sin ninguna afectación.

Es responsabilidad del Usuario mantener actualizado su correo electrónico y descargar oportunamente la información que desee conservar.

10. Copias de Respaldo y Usuarios Exentos

Antes de cualquier eliminación automática de evidencias, ya sea por finalización del contrato o por vencimiento del plan, CUSTODIA Y DATOS S.A.S. genera una copia de respaldo técnica que conserva por un máximo de treinta (30) días adicionales, únicamente para fines de contingencia, y luego elimina de forma segura. Las copias de respaldo de la plataforma se almacenan cifradas. Estas copias no constituyen un servicio de almacenamiento para el Usuario ni prolongan los plazos anteriores.

Los usuarios con condición de "Usuario Honorífico" quedan exentos del borrado automático descrito en las cláusulas 8 y 9.

11. Funciones de Inteligencia Artificial

• Las funciones de Inteligencia Artificial (generación de reportes, mejora de redacción y similares) son una herramienta de apoyo. Sus propuestas pueden contener errores u omisiones: el Usuario debe revisarlas antes de usarlas y es el único responsable del contenido que presente ante terceros.
• Cada plan incluye un número de consultas mensuales de IA y unos proveedores habilitados, según la descripción del plan. Las consultas que fallan por causas técnicas no se descuentan del cupo.
• Si el Usuario configura sus propias claves de acceso (API Keys) de proveedores de IA, es responsable de su custodia, de los costos que le cobre el proveedor y del cumplimiento de los términos de uso de dicho proveedor.
• El Usuario se abstendrá de enviar a las funciones de IA datos personales sensibles que no sean necesarios para la tarea.

12. Seguridad de la Cuenta

Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. La plataforma puede exigir verificación en dos pasos mediante un código enviado al correo electrónico registrado o generado por una aplicación de autenticación. El Usuario es responsable de la actividad realizada con su cuenta y debe informar de inmediato cualquier uso no autorizado a soporte@custodiaydatos.com.

13. Tratamiento de Datos Personales

CUSTODIA Y DATOS S.A.S. trata los datos personales del Usuario conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y su Política de Tratamiento de Datos Personales, que hace parte integral de estos Términos y Condiciones. Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar la autorización otorgada, el Usuario puede escribir a contacto@custodiaydatos.com.

14. Modificaciones

CUSTODIA Y DATOS S.A.S. podrá modificar estos Términos y Condiciones. La nueva versión se publicará en la plataforma y el Usuario deberá aceptarla en su siguiente ingreso para continuar usando el servicio. Los cambios no afectarán los periodos ya pagados.

15. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos y Condiciones se rigen e interpretan de acuerdo con las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia, reclamo o litigio derivado del uso de la plataforma o de la prestación del servicio será sometida a la jurisdicción ordinaria de los Jueces de la República de Colombia, fijando como domicilio contractual y legal la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia.