Preguntas Frecuentes

Es una plataforma web para que contratistas y empresas registren, organicen y conserven las evidencias de su trabajo (fotos, documentos y archivos) por contrato y por actividad, y generen sus informes con apoyo de Inteligencia Artificial.

Para contratistas de prestación de servicios, independientes y profesionales que deben demostrar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, y para empresas que necesitan organizar las evidencias de varios contratos.

Sí. La plataforma funciona desde el navegador del celular, la tablet o el computador, sin instalar nada. Puedes tomar fotos y cargar archivos directamente desde tu celular.

No directamente: tus evidencias son privadas y solo tú accedes a ellas. Tú generas tus informes en la plataforma y decides qué entregar a tu supervisor o entidad.

Sí. Hay planes para personas jurídicas (con NIT) y un plan a la medida, en el que la empresa elige cuántos sitios, actividades y almacenamiento necesita.

Estos son los planes vigentes (precios con IVA incluido):

Consulta siempre los valores vigentes en la sección de planes.

Todos incluyen las herramientas PDF básicas y la generación de informes con Inteligencia Artificial, con los proveedores habilitados en cada plan.

Sí. El plan anual equivale a pagar 11 meses y recibir 12. Además, es un solo pago y una sola factura en el año.

Es un plan en el que tú eliges cuántos sitios o empresas, actividades y gigabytes necesitas, y el precio se calcula al instante. Se paga mes a mes y puedes agregarle las herramientas PDF avanzadas por un valor mensual adicional.

Sí. Todos los precios están en pesos colombianos e incluyen el IVA del 19 %. El comprobante de pago y la factura electrónica muestran el valor base y el impuesto por separado.

Es un complemento que habilita herramientas profesionales de PDF por 30 días, por $17.000: Estudio PDF todo en uno, OCR (reconocer texto), Office a PDF, PDF/A, Comprimir, Contraseña, Desbloquear, Comparar, PDF a Word y PDF a Excel. Si lo compras de nuevo antes de que venza, los días se suman.

Sí, desde Mi Plan. Si renuevas el mismo plan antes de que venza, los días se suman. Si cambias a otro plan, el nuevo periodo empieza el día en que se confirma el pago.

A través de ePayco, con los medios que la pasarela tenga habilitados, como tarjeta de crédito o débito y PSE. Tu plan se activa automáticamente apenas se aprueba el pago.

Sí. Por cada pago se emite una factura electrónica válida ante la DIAN, que llega a tu correo en pocos minutos. Puedes indicar un correo distinto para las facturas, por ejemplo el de tu contador, en Mi Plan → Datos de facturación.

No. Cada renovación requiere un nuevo pago. Antes del vencimiento te avisamos por correo para que no pierdas el acceso.

Puedes ejercer el derecho de retracto dentro de los 5 días hábiles siguientes al pago, siempre que no hayas usado la plataforma ni el complemento (por ejemplo, cargar archivos o generar informes). Se devuelve el valor, descontando los costos bancarios aplicables.

Cada plan incluye un número de actividades y de gigabytes para usar cada mes. El cupo se renueva el día 1 de cada mes, lo que no uses no se acumula, y eliminar archivos no devuelve el cupo ya usado. Tu historial de meses anteriores se conserva sin afectar el cupo del mes.

No podrás registrar nuevas actividades ni cargar archivos hasta el día 1 del mes siguiente. Si lo necesitas antes, puedes mejorar tu plan desde Mi Plan.

Te ayuda a redactar tus informes y a mejorar la redacción de tus actividades a partir de tus evidencias. Cada plan incluye un número de consultas al mes, y las que fallan por causas técnicas no se descuentan. Revisa siempre la propuesta antes de usarla: la IA puede equivocarse.

Sí. En Mi IA puedes registrar tus propias claves de los proveedores habilitados en tu plan. Algunos proveedores ofrecen claves gratuitas, y la plataforma te explica cómo obtenerlas.

Unir, dividir y rotar PDF; editar, firmar y poner marca de agua; convertir imágenes a PDF y PDF a imágenes; convertir Word, Excel y PowerPoint a PDF; PDF a PowerPoint; reparar archivos y crear tu firma digitalizada.

Mientras tu plan esté vigente. Las evidencias de cada contrato se conservan hasta 30 días después de la fecha de finalización de ese contrato; luego se eliminan automáticamente. La plataforma te muestra la fecha calculada para cada contrato.

No podrás registrar nuevas actividades. Te enviamos un aviso y tienes 14 días para renovar o descargar tu información; antes de que termine ese plazo te enviamos un recordatorio. Si no renuevas, tus evidencias se eliminan de forma definitiva.

Sí. Desde tu panel puedes descargar tus archivos y los informes que generes, en cualquier momento mientras tu plan esté vigente o dentro del periodo de gracia.

Sí. Usamos conexión cifrada (HTTPS), contraseñas cifradas, verificación en dos pasos, revisión antivirus de los archivos y copias de respaldo diarias cifradas fuera del servidor principal. Tratamos tus datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y nuestra Política de Tratamiento de Datos.

Solo tú. El equipo de soporte puede verlas únicamente si tú lo autorizas de forma temporal al pedir ayuda sobre una evidencia o un ticket.

Es una protección adicional: además de tu contraseña, al iniciar sesión te pedimos un código que llega a tu correo o que genera una aplicación de autenticación en tu celular. Así, aunque alguien conozca tu contraseña, no puede entrar.

Sí, desde Ajustes → Eliminar mi cuenta. Por obligación legal, conservamos los datos de pagos y facturación durante el tiempo que exigen las normas contables y tributarias.

Si ya tienes cuenta, usa el módulo de Soporte de tu panel para abrir una solicitud. También puedes escribirnos a contacto@custodiaydatos.com.