1. Propiedad Intelectual

Todo el código fuente, bases de datos, marcas, logos, interfaces gráficas, algoritmos y estructura del aplicativo son propiedad exclusiva de CUSTODIA Y DATOS S.A.S. (NIT 902.103.447-3) y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 de la Comunidad Andina y demás normas de propiedad industrial y derechos de autor de Colombia. El acceso a la plataforma no concede transferencia ni licencia permanente sobre la tecnología.

2. Licencia de Uso Limitada y Suscripción

Se otorga al Usuario una licencia de uso personal, revocable, no exclusiva, limitada y no transferible para acceder a los módulos de la plataforma según el plan contratado. Queda prohibido sublicenciar, revender, alquilar o transferir credenciales de acceso a terceros.

• Los planes pueden contratarse por ciclo mensual (30 días) o anual (365 días), según las opciones disponibles para cada plan. El plan a la medida se contrata únicamente por ciclo mensual.
• Si el Usuario renueva antes de la fecha de vencimiento, el nuevo periodo se suma al final del periodo vigente, sin pérdida de días.
• La suscripción no se renueva de forma automática: cada renovación requiere un nuevo pago por parte del Usuario.

3. Prohibición de Ingeniería Inversa y Extracción de Datos

Queda estrictamente prohibido intentar descompilar, realizar ingeniería inversa, desensamblar o extraer el código fuente o las APIs de la plataforma, así como emplear robots, spiders, scripts automatizados o técnicas de web scraping para extraer contenidos o bases de datos, o para acceder a funciones no incluidas en el plan contratado. Las infracciones serán denunciadas bajo la Ley 1273 de 2009 (Ley de Delitos Informáticos de Colombia).

4. Precios, Pagos y Facturación Electrónica

• Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) a la tarifa vigente. El desglose de la base y del impuesto se informa en el comprobante de pago y en la factura electrónica.
• Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas (actualmente ePayco). CUSTODIA Y DATOS S.A.S. no recibe ni almacena los datos de tarjetas ni las claves bancarias del Usuario. El plan o complemento se activa una vez la pasarela confirma el pago como aprobado.
• Los pagos rechazados, pendientes o los reversos de dinero se gestionan según los procedimientos de la pasarela de pago y de la entidad financiera del Usuario.
• Por cada pago aprobado se emite una factura electrónica de venta conforme a la normativa de la DIAN, que se envía al correo de facturación registrado por el Usuario.
• Para emitir la factura es obligatorio que el Usuario registre datos de facturación verídicos y completos: tipo y número de documento de identidad o NIT, dirección, ciudad, teléfono y correo electrónico. Sin estos datos no es posible realizar el pago. El Usuario es responsable de mantenerlos actualizados desde la sección "Mi Plan".

5. Complementos

Algunos planes permiten adquirir complementos que habilitan funciones adicionales, como las Herramientas PDF avanzadas. Los complementos se rigen por las siguientes reglas:

• Cada compra de un complemento otorga treinta (30) días calendario de uso, contados desde su activación. Si el Usuario ya tiene el complemento vigente, los nuevos días se suman al final del periodo vigente.
• El precio del complemento es fijo y no se prorratea. El complemento no se renueva de forma automática.
• En el plan a la medida, el Usuario puede incluir el complemento dentro del valor mensual de su plan, en cuyo caso su vigencia es la misma del plan.
• La disponibilidad de cada complemento depende del plan contratado y se informa en la descripción del plan.

6. Derecho de Retracto

6.1. Por tratarse de una contratación a distancia, si adquiriste una suscripción o un complemento a través de la plataforma puedes retractarte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, entendida como la fecha en que se confirmó tu pago, de conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

6.2. Para ejercerlo, escribe a contacto@custodiaydatos.com desde el correo registrado en tu cuenta, indicando tu usuario y la fecha del pago. No necesitas explicar el motivo.

6.3. Durante ese plazo puedes ingresar, configurar y probar la plataforma y sus herramientas. Ese uso no te hace perder el derecho de retracto.

6.4. Custodia y Datos S.A.S. te devolverá la totalidad del dinero pagado, sin descuentos ni retenciones de ningún tipo (incluidas comisiones bancarias o de la pasarela de pago), en un plazo máximo de treinta (30) días calendario contados desde que ejerciste el derecho. La devolución se hará por el mismo medio de pago cuando sea posible o, en su defecto, por transferencia a la cuenta que indiques. Se emitirá la nota crédito correspondiente a la factura electrónica.

6.5. Al aplicarse el retracto se cancela la suscripción o el complemento. Tendrás catorce (14) días calendario para descargar tus evidencias; vencido ese plazo se eliminarán conforme a la cláusula 10 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

6.6. El derecho de retracto es independiente de la reversión del pago prevista en el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011.

7. Uso Mensual del Plan

Cada plan incluye un cupo mensual de actividades y un cupo mensual de almacenamiento para la carga de archivos, en las cantidades indicadas en la descripción del plan contratado. Los cupos se rigen por las siguientes reglas:

• Los cupos se renuevan el primer (1er) día de cada mes calendario, según la hora oficial de la República de Colombia.
• El uso se cuenta con base en la fecha y hora en que la actividad o el archivo se registran en la plataforma, independientemente de la fecha que el Usuario indique para la evidencia.
• El cupo no utilizado durante un mes no se acumula para los meses siguientes.
• La eliminación de actividades o archivos no restituye el cupo ya consumido en el mes.
• Al agotar el cupo del mes, el Usuario no podrá registrar nuevas actividades o cargar nuevos archivos hasta la renovación del cupo el mes siguiente, salvo que mejore su plan.

El cupo mensual de actividades y de almacenamiento se renueva el primer día de cada mes calendario.

8. Conservación del Historial y Eliminación por Finalización del Contrato

Las actividades y los archivos registrados en meses anteriores se conservan en la plataforma mientras el plan se encuentre vigente, sin afectar el cupo del mes en curso, con el fin de que el Usuario cuente con el historial necesario para la consolidación de sus informes.

El plazo de conservación de las evidencias digitales cargadas en la plataforma se calcula automáticamente a partir de la fecha de finalización del contrato de trabajo asociado, más treinta (30) días de gracia adicionales. Al vencer ese plazo, las evidencias correspondientes a ese contrato se eliminan de forma automática y definitiva.

9. Vencimiento del Plan

Si el plan no se renueva en su fecha de vencimiento, el Usuario no podrá registrar nuevas actividades ni cargar archivos. Adicionalmente:

• La plataforma enviará al correo electrónico registrado un aviso de vencimiento. A partir de dicho aviso, el Usuario dispondrá de un periodo de gracia de catorce (14) días calendario para renovar su plan o descargar sus evidencias.
• Antes de finalizar el periodo de gracia, la plataforma enviará un recordatorio indicando la fecha de eliminación.
• Si el plan no se renueva dentro de ese plazo, las evidencias del Usuario serán eliminadas de forma definitiva de la plataforma.
• Si el Usuario renueva su plan antes de finalizar el periodo de gracia, sus evidencias se conservarán sin ninguna afectación.

Es responsabilidad del Usuario mantener actualizado su correo electrónico y descargar oportunamente la información que desee conservar.

10. Copias de Respaldo y Usuarios Exentos

Antes de cualquier eliminación automática de evidencias, ya sea por finalización del contrato o por vencimiento del plan, CUSTODIA Y DATOS S.A.S. genera una copia de respaldo técnica que conserva por un máximo de treinta (30) días adicionales, únicamente para fines de contingencia, y luego elimina de forma segura. Las copias de respaldo de la plataforma se almacenan cifradas. Estas copias no constituyen un servicio de almacenamiento para el Usuario ni prolongan los plazos anteriores.

Los usuarios con condición de "Usuario Honorífico" quedan exentos del borrado automático descrito en las cláusulas 8 y 9.

11. Funciones de Inteligencia Artificial

• Las funciones de Inteligencia Artificial (generación de reportes, mejora de redacción y similares) son una herramienta de apoyo. Sus propuestas pueden contener errores u omisiones: el Usuario debe revisarlas antes de usarlas y es el único responsable del contenido que presente ante terceros.
• Cada plan incluye un número de consultas mensuales de IA y unos proveedores habilitados, según la descripción del plan. Las consultas que fallan por causas técnicas no se descuentan del cupo.
• Si el Usuario configura sus propias claves de acceso (API Keys) de proveedores de IA, es responsable de su custodia, de los costos que le cobre el proveedor y del cumplimiento de los términos de uso de dicho proveedor.
• El Usuario se abstendrá de enviar a las funciones de IA datos personales sensibles que no sean necesarios para la tarea.

12. Seguridad de la Cuenta

Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. La plataforma puede exigir verificación en dos pasos mediante un código enviado al correo electrónico registrado o generado por una aplicación de autenticación. El Usuario es responsable de la actividad realizada con su cuenta y debe informar de inmediato cualquier uso no autorizado a soporte@custodiaydatos.com.

13. Tratamiento de Datos Personales

CUSTODIA Y DATOS S.A.S. trata los datos personales del Usuario conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y su Política de Tratamiento de Datos Personales, que hace parte integral de estos Términos y Condiciones. Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar la autorización otorgada, el Usuario puede escribir a contacto@custodiaydatos.com.

14. Modificaciones

CUSTODIA Y DATOS S.A.S. podrá modificar estos Términos y Condiciones. La nueva versión se publicará en la plataforma y el Usuario deberá aceptarla en su siguiente ingreso para continuar usando el servicio. Los cambios no afectarán los periodos ya pagados.

15. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos y Condiciones se rigen e interpretan de acuerdo con las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia, reclamo o litigio derivado del uso de la plataforma o de la prestación del servicio será sometida a la jurisdicción ordinaria de los Jueces de la República de Colombia, fijando como domicilio contractual y legal la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Al marcar la casilla de aceptación, usted, en su calidad de Contratista, Cliente o Usuario Profesional (en adelante, el "Usuario"), autoriza de manera previa, expresa e informada a CUSTODIA Y DATOS S.A.S. para tratar sus datos personales conforme a esta Política, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes.

1. Responsable del Tratamiento

• Razón social: CUSTODIA Y DATOS S.A.S. — NIT 902.103.447-3
• Domicilio: Carrera 47 B # 54 C 73, Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: contacto@custodiaydatos.com
• Teléfono: +57 316 870 1919
• Sitio web: https://custodiaydatos.com

2. Datos que Tratamos

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad; para personas jurídicas, razón social, NIT y nombre del contacto.
• Contacto y facturación: correo electrónico de la cuenta, correo de facturación, teléfono, dirección, departamento y municipio.
• Cuenta y seguridad: usuario, contraseña (almacenada únicamente de forma cifrada e irreversible), códigos de verificación en dos pasos, direcciones IP, navegador, fechas y resultados de inicio de sesión.
• Información contractual y de trabajo: entidades o sitios, contratos, actividades, obligaciones, evidencias (fotografías, documentos y archivos) y reportes que el Usuario registre.
• Pagos: plan o complemento adquirido, valor, fecha, referencia y estado de la transacción. No recibimos ni almacenamos números de tarjeta ni claves bancarias: estos datos los procesa directamente la pasarela de pago.
• Inteligencia Artificial: los textos que el Usuario envíe a las funciones de IA y, si las configura, sus claves de acceso (API Keys), que se almacenan cifradas.

La plataforma no solicita datos sensibles. Si el Usuario los incluye en sus evidencias, lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización de su titular.

3. Finalidades

• Crear y administrar la cuenta, autenticar al Usuario y proteger el acceso.
• Almacenar, organizar y respaldar las evidencias y generar los reportes solicitados por el Usuario.
• Procesar los pagos, activar planes y complementos, y emitir la factura electrónica exigida por la DIAN.
• Enviar comunicaciones del servicio: códigos de acceso, avisos de evidencias, vencimiento del plan, eliminación programada de evidencias, facturas y respuestas de soporte.
• Procesar textos con Inteligencia Artificial cuando el Usuario lo solicite.
• Atender solicitudes de soporte, peticiones, quejas y reclamos.
• Prevenir fraudes, mantener registros de auditoría y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4. Encargados y Transferencia Internacional de Datos

Para prestar el servicio, CUSTODIA Y DATOS S.A.S. se apoya en los siguientes proveedores, que tratan los datos por su cuenta y solo para la finalidad indicada:

• Hostinger: servidor donde funciona la plataforma y cuentas de correo de la empresa.
• ePayco: procesamiento de pagos.
• Alegra: emisión de la factura electrónica, que se reporta a la DIAN.
• Brevo: envío de los correos automáticos del sistema.
• Google (Google Drive): almacenamiento de las copias de respaldo, que se envían cifradas.
• Proveedores de Inteligencia Artificial (Groq, Google Gemini, OpenRouter, OpenAI, Anthropic u otros que el Usuario seleccione): procesamiento de textos, únicamente cuando el Usuario usa estas funciones.

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. El Usuario autoriza de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de sus datos a estos proveedores para las finalidades descritas. El tratamiento que cada proveedor realice se rige también por sus propias políticas de privacidad.

5. Medidas de Seguridad

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS (TLS).
• Contraseñas almacenadas con cifrado irreversible y claves de IA almacenadas cifradas.
• Verificación en dos pasos y cierre automático de sesión por inactividad.
• Revisión antivirus de los archivos que se cargan.
• Separación de roles (Administración, Soporte Técnico, Contabilidad y Usuario Final); el área de Contabilidad solo gestiona pagos y facturación.
• Registros de auditoría de los accesos y acciones relevantes.
• Copias de respaldo diarias, cifradas y almacenadas fuera del servidor principal.

6. Acceso de Soporte a la Información

Cuando el Usuario solicite asistencia sobre un ticket o una evidencia, la clave o token temporal que genere constituye una autorización explícita y voluntaria para que el personal de Soporte visualice temporalmente esa información, con el único fin de resolver la solicitud.

7. Datos de Terceros en las Evidencias

Si las evidencias contienen datos personales de otras personas (por ejemplo, fotografías de reuniones o listados de asistencia), el Usuario declara que cuenta con la autorización de sus titulares o con una base legal para cargarlos, y responde por ello frente a dichos titulares.

8. Tiempo de Conservación

• Evidencias: según los plazos de los Términos y Condiciones (finalización del contrato asociado más treinta (30) días, o vencimiento del plan más el periodo de gracia).
• Copias de respaldo: hasta treinta (30) días después de su generación.
• Datos de pagos y facturación: durante el tiempo que exigen las normas contables, comerciales y tributarias.
• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa, y luego por el tiempo necesario para atender obligaciones legales o reclamaciones.

9. Responsabilidad sobre los Informes Generados

El procesamiento de textos mediante Inteligencia Artificial genera borradores y propuestas preliminares. La revisión final, validación y veracidad de la información contenida en informes, cuentas de cobro o soportes que el Usuario presente son responsabilidad exclusiva del Usuario. CUSTODIA Y DATOS S.A.S. no responde ante supervisores, entidades contratantes ni entes de control por inexactitudes en los documentos que el Usuario elabore o presente.

10. Derechos del Titular

Como titular de los datos, el Usuario tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CUSTODIA Y DATOS S.A.S.

11. Procedimiento para Consultas y Reclamos

• Las solicitudes se envían a contacto@custodiaydatos.com, indicando nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud y un medio de respuesta.
• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se solicitará completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

12. Cookies

El uso de cookies y del almacenamiento local del navegador se describe en la Política de Cookies, que complementa esta Política.

13. Vigencia y Cambios

Esta Política rige desde el 8 de octubre de 2026 (versión 6). Las bases de datos estarán vigentes mientras CUSTODIA Y DATOS S.A.S. preste el servicio. Cualquier cambio sustancial se publicará en la plataforma y se solicitará la aceptación del Usuario en su siguiente ingreso.

Este Acuerdo de Nivel de Servicio (en adelante, el "SLA") describe los compromisos de disponibilidad, soporte técnico, copias de seguridad y las exclusiones aplicables al servicio prestado por CUSTODIA Y DATOS S.A.S. (en adelante, el "Administrador") a través del Sistema de Evidencias, y forma parte integral de los Términos y Condiciones aceptados por el Usuario.

1. Disponibilidad del Servicio

El Administrador realizará sus mejores esfuerzos técnicos y comerciales razonables ("mejor esfuerzo") para mantener la plataforma disponible de forma continua. Dada la naturaleza de la infraestructura de alojamiento actualmente contratada (hosting compartido), el Administrador no garantiza un porcentaje de disponibilidad (uptime) contractualmente vinculante, en la medida en que dicha disponibilidad depende igualmente de la infraestructura del proveedor de hosting, la cual está fuera del control directo del Administrador.

El Administrador se compromete a informar al Usuario, a través de los canales de contacto registrados, en caso de que se planee o adopte una migración de infraestructura hacia un servidor dedicado o VPS que permita establecer, en un futuro Acuerdo de Nivel de Servicio actualizado, porcentajes de disponibilidad garantizados y penalidades asociadas.

2. Ventanas de Mantenimiento

El Administrador podrá realizar labores de mantenimiento, actualización o corrección de la plataforma que impliquen interrupciones temporales del servicio. Cuando sea razonablemente posible, dichas ventanas de mantenimiento se programarán en horarios de baja concurrencia y se notificarán al Usuario con antelación a través de los canales oficiales (correo electrónico registrado o avisos dentro de la plataforma).

3. Soporte Técnico

El Usuario podrá reportar incidencias a través del módulo de tickets de soporte disponible dentro de la plataforma, o al correo electrónico de contacto publicado. Los tiempos de respuesta esperados (no de resolución) según la severidad reportada son los siguientes:

Los tiempos anteriores corresponden a la primera respuesta del equipo de soporte, y no constituyen una garantía de resolución definitiva dentro de dicho plazo, la cual dependerá de la complejidad técnica de cada caso.

4. Copias de Seguridad (Backups)

El Administrador ejecutará rutinas periódicas de respaldo de la base de datos y de los archivos de evidencias almacenados, con una frecuencia mínima diaria, conservando un historial rotativo de copias recientes. Los objetivos de recuperación de referencia son:

• RPO (Recovery Point Objective / pérdida máxima de información): hasta 24 horas.
• RTO (Recovery Time Objective / tiempo estimado de restauración): hasta 48 horas hábiles desde la detección del incidente.

Estos valores son objetivos de referencia y no una garantía absoluta, dado que la restauración puede verse afectada por causas ajenas al Administrador, incluyendo fallas del proveedor de hosting. El procedimiento detallado de recuperación ante desastres se documenta en el Plan de Contingencia y Recuperación (DRP) interno del Administrador.

5. Exclusiones de Responsabilidad

El presente SLA no cubre interrupciones, demoras o fallas ocasionadas por:

• Causas de fuerza mayor o caso fortuito.
• Fallas, mantenimientos o interrupciones del proveedor de hosting o de conectividad a Internet, ajenas al control directo del Administrador.
• Indisponibilidad de servicios de terceros integrados a la plataforma, incluyendo, sin limitarse a, las pasarelas de pago (ePayco, Bold), la API de facturación electrónica (Siigo), y los proveedores de Inteligencia Artificial (Groq, OpenAI, Gemini, Anthropic u otros).
• Uso indebido de la plataforma, credenciales comprometidas por negligencia del Usuario, o incumplimiento de los Términos y Condiciones.

6. Vigencia y Modificaciones

Este SLA se entiende vigente mientras el Usuario mantenga una suscripción activa y podrá ser actualizado por el Administrador para reflejar mejoras en la infraestructura o los procesos de soporte. Las modificaciones sustanciales serán notificadas al Usuario y, cuando aplique, se solicitará una nueva aceptación dentro de la plataforma.